10.ระดับของสารสนเทศ

10.ระดับของสารสนเทศ






ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสังคมในยุคปัจจุบันถือได้ว่าเป็นสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) กล่าวคือ คนในสังคมใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการตัดสินใจ มีการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสูงขึ้น ทั้งนี้เพราะสารสนเทศเป็นสิ่งที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้ใช้มีความแม่นยำ ให้นักเรียนลองจินตนาการดูว่า หากนักเรียนต้องการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการเดินเข้าไปที่ร้านและเลือกพิจารณาคอมพิวเตอร์ทีละยี่ห้อเพื่อเปรียบเทียบด้วยตนเองนั้น นักเรียนคงต้องใช้เวลาเป็นวันในการเทียบเคียงข้อมูล แต่ปัจจุบันหากนักเรียนต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ เพียงแต่เข้าอินเทอร์เน็ต นักเรียนจะพบว่ามีหลายเว็บไซต์ที่ให้นักเรียนกรอกความต้องการการใช้งานเครื่อง แล้วเว็บไซต์จะประมวลผลและนำเสนอเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะและรุ่นใกล้เคียงกับความต้องการได้เพียงเสี้ยววินาที ซึ่งนี่เป็นแค่ตัวอย่างของการใช้งานสารสนเทศของผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่านั้น ปัจจุบันหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ได้นำสารสนเทศมาใช้ในการตัดสินใจมากขึ้น ซึ่งระดับของสารสนเทศเป็นระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ มีอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ ดังนี้


1. ระดับบุคคล


ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับบุคคลนั้น จะเป็นการที่แต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนตัวเท่านั้น เช่น การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการพิมพ์เอกสาร การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์ในงานนำเสนอสำหรับการสอนหรือบรรยาย โดยสามารถกรอกข้อความ ตาราง ภาพ ภาพเคลื่อนไหวและเสียง ที่ช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจตลอดเวลา การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์กรอกข้อมูล คำนวณ สร้างกราฟ และทำนายผลลัพธ์ของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น






สารสนเทศระดับบุคคล




2. ระดับกลุ่ม


ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มนั้น จะเป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกัน ซึ่งจะส่งเสริมการดำเนินงานของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น


หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน






สารสนเทศระดับกลุ่ม




3. ระดับองค์กร


ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับองค์กรนั้น จะเป็นการที่แผนกต่าง ๆ ในองค์กร เช่น แผนการขายและการตลาด แผนการผลิต แผนกจัดซื้อ แผนกบุคคล แผนกการเงินและการบัญชี เป็นต้น มีการสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้โดยสร้างสารสนเทศในรูปแบบรายงาน หรือกราฟเพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการตัดสินใจได้


หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกต่าง ๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน


สิ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มและระดับองค์กร คือ การเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายทั้งภายในองค์กรและการเชื่อมโยงภายนอกองค์กร เพื่อให้มีการสื่อสารและส่งข้อมูลถึงกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

9.การจัดการสารสนเทศ

9.การจัดการสารสนเทศ

บทที่ 3 การจัดการสารสนเทศ


ความหมายและประเภทของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล(Data) คือ สิ่งต่าง ๆ หรือข้อเท็จจริง ที่ได้รับจากประสาทสัมผัสหรือสื่อต่าง ๆที่ยังไม่ได้ผ่านการวิเคราะห์
หรือการประมวลผล โดยข้อมูลอาจเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ตัวอักษร เสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น


3.1


การแบ่งประเภทของข้อมูลขึ้นอยู่กับ
– ความต้องการของผู้ใช้
– ลักษณะของข้อมูลที่นำไปใช้
– เกณฑ์ที่นำมาพิจารณา


ในหน่วยการเรียนนี้จะยกตัวอย่างการแบ่งข้อมูลไว้ 4 รูปแบบ ดังนี้
1. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล
เป็นการแบ่งข้อมูลโดยพิจารณาจากการรับข้อมูลของประสาทสัมผัสของร่างกาย ได้แก่
– ข้อมูลภาพที่ได้รับจากการมองเห็นด้วยดวงตา
– ข้อมูลเสียงที่ได้รับจากการฟังด้วยหู
– ข้อมูลกลิ่นที่ได้รับจากการสูดดมด้วยจมูก
– ข้อมูลรสชาติที่ได้รับจากการรับรสชาติด้วยลิ้น
– ข้อมูลสัมผัสที่ได้รับจากความรู้สึกด้วยผิวหนัง


2. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ
โดยพิจารณาจากลักษณะของที่มาหรือการได้รับข้อมูล ได้แก่
– ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูล
โดยตรงด้วยวิธีต่างๆ เช่น จากการสอบถามการสัมภาษณ์การสำรวจการจดบันทึก
ตัวอย่างข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่ ข้อมูลการมาโรงเรียนสายของนักเรียน ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1
ซึ่งได้จากการจดบันทึกในรอบ 1 เดือนที่ผ่านมา
– ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ การนำข้อมูลที่ผู้อื่นได้เก็บรวบรวมหรือบันทึกไว้มาใช้งาน
ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมและบันทึกด้วยตนเอง จัดเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต มักผ่านการประมวลผลแล้ว
ตัวอย่างข้อมูลทุติยภูมิ ได้แก่ สถิติการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ในปีพ.ศ.2550


3. การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในในสื่ออิเล็กทรอนิกส์
มีลักษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล แต่มีการแยกลักษณะข้อมูลตามชนิดและนามสกุล
ของข้อมูลนั้น ๆ ได้แก่
– ข้อมูลตัวอักษร เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข และสัญลักษณ์ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้าย
ชื่อไฟล์เป็น .txt และ .doc
– ข้อมูลภาพ เช่น ภาพกราฟิกต่าง ๆ และภาพถ่ายจากกล้องดิจิทัล ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุล
ต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .bmp .gif และ .jpg
– ข้อมูลเสียง เช่น เสียงพูด เสียงดนตรี และเสียงเพลง ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้าย
ชื่อไฟล์เป็น .wav .mp3 และ .au
– ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว เช่น ภาพเคลื่อนไหว ภาพมิวสิกวีดีโอ ภาพยนตร์ คลิปวิดีโอ ข้อมูลประเภท
นี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .avi


4. การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์
มีลักษณะคล้ายและใกล้เคียงกับการแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์มาก แต่มุ่งเน้นพิจารณา
การแบ่งประเภทตามการนำข้อมูลไปใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ ได้แก่
– ข้อมูลเชิงจำนวน มีลักษณะเป็นตัวเลขที่สามารถนำมาคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้ เช่น
จำนวนเงินในกระเป๋า จำนวนค่าโดยสารรถประจำทาง และจำนวนนักเรียนในห้องเรียน
– ข้อมูลอักขระ มีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวหนังสือ และสัญลักษณ์ ต่างๆ ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล
และเรียงลำดับได้แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เลขที่บ้านและชื่อของนักเรียน
– ข้อมูลกราฟิก เป็นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์ ทำให้เกิดรูปภาพหรือแผนที่ เช่น
เครื่องหมายการค้า แบบก่อสร้างอาคาร และกราฟ
– ข้อมูลภาพลักษณ์ เป็นข้อมูลแสดงความเข้มและสีของรูปภาพที่เกิดจากการสแกนของสแกนเนอร์
์เป็นหลัก ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล ย่อหรือขยาย และตัดต่อได้ แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณหรือดำเนินการ
อย่างอื่นได้


3.2
สารสนเทศ(Information) คือ สิ่งที่ได้จากการประมวลผลของข้อมูล เพื่อให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์
ในด้านการวางแผน การพัฒนา การควบคุม และการตัดสินใจ
การแบ่งสารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบ เช่น
1. การแบ่งสารสนเทศตามหลักแห่งคุณภาพ ได้แก่ สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน
2. การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งกำเนิด ได้แก่ สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศ
ภายนอกองค์กร
3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้ ได้แก่ สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศ
สาขาสังคมศาสตร์ สาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี และสารสนเทศสาขาอื่น ๆ
4. การแบ่งตามการนำสารสนเทศไปใช้งาน ได้แก่ สารสนเทศด้านการตลาด สารสนเทศ
ด้านการวิจัยและพัฒนาบุคลากร และสารสนเทศด้านการเงิน
5. การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศที่เน้นวิชาการ สารสนเทศ
ที่เน้นเทคนิค สารสนเทศที่เน้นบุคคล และสารสนเทศที่เน้นการปฏิบัติ
6. การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ ได้แก่ สารสนเทศระยะแรกเริ่มและ
สารสนเทศระยะยาว
7. การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและสารสนเทศ
ปรุงแต่ง
8. การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่นำเสนอ ได้แก่ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง สารสนเทศ
ที่มีลักษณะเป็นข้อความ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุ และสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นอิเล็กทรอนิกส์
9. การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ได้แก่ สารสนเทศที่ทำประจำ
สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย และสารสนเทศที่ได้รับหมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ


3.3


สรุป


ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนิน งาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันทีจะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อ ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว


สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิค ขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความ เกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียง อย่างเดียวเท่านั้น


คุณสมบัติของข้อมูล


การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้
ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็น
จริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้


1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงาน เพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำ มากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคน หรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้


2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อ ผู้ใช้ได้ ้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียนค้นและรายงานตาม ผู้ใช้


3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำ
สารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม


4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบ โครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบ คอมพิวเตอร์


5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์
การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ


การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ


การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการเริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศและการดูแลรักษา สารสนเทศเพื่อการใช้งาน


1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย


1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน


1.2 การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน


2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้


2.1 การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการ ที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่ง หมวดหมู่สินค้า และบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา


2.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียก ใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่นการจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุด ตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย


2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น


2.4 การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมากข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย


3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย


3.1 การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล
นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้


3.2 การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ
รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา


3.3 การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้
ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งไดโดยง่าย


3.4 การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมี
บทบาทที่สำคัญยิ่งท่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา


ตัวอย่าง


การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศมี 3 ขั้นตอน คือ การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล
และการดูแลรักษาข้อมูล


การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ ซึ่งควรกระทำควบคู่กันไป คือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว
ก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไร
บ้าง ข้อมูลได้มาจากไหน และจัดเก็บข้อมูลนั้นมาได้อย่างไร
2. การตรวจสอบข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อได้สารสนเทศ
ที่คุณภาพ


การประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมา
กระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ดังนี้
1. การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นระบบตามกลุ่ม
และประเภทของข้อมูลนั้น เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2. การจัดเรียงข้อมูล เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต
3. การคำนวณ เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความละเอียดถูกต้อง แม่นยำ
เนื่องจากที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของข้อความและตัวเลข ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือ
ผลรวมของข้อมูลนั้น ๆ
4. การทำรายงาน เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ ข้อมูลในอนาคต ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ตรงกับความต้องการในการใช้สารสนเทศ นั้น ๆ
โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ


การดูแลรักษาข้อมูล
การดูแลรักษาข้อมูล เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษาข้อมูล ไม่ให้สูญหาย ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต
1. การจัดเก็บ คือการนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบข้อมูล
อย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน ทั้งนี้อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร
สิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2. การทำสำเนา คือ การเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ โดยเนื้อหาของข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงไป
จากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว สามารถกระทำได้โดยการคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือ
เครื่องจักรต่าง ๆ ซึ่งเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้
3. การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล คือ การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง
4. การปรับปรุงข้อมูล คือ การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน อาจกระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล


วิธีการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลสามารถทำได้ 2 วิธี คือ การประมวลผลแบบกลุ่มและการประมวลผลแบบทันที ดังนี้
1. การประมวลผลแบบกลุ่ม ข้อมูลของการประมวลผลแบบนี้จะถูกเก็บสะสมไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด
เช่น 7 วัน หรือ 1 เดือน แล้วจึงนำข้อมูลที่สะสมไว้มาประมวลผลรวมกันครั้งเดียว เช่น การคำนวณค่าบริการ น้ำประปา โดยข้อมูลปริมาณน้ำที่ใช้ทั้งหมดจะถูกเก็บบันทึกไว้ในรอบ 1 เดือน แล้วจึงนำมาประมวลผลเป็น ค่าน้ำประปาในครั้งเดียว การประมวลผลแบบนี้มักมีความผิดพลาดสูง แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลน้อย
2. การประมวลผลแบบทันที เป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับการรับข้อมูลหรือหลังจากได้รับข้อมูลทันที เช่นการฝากและถอนเงินธนาคาร เมื่อลูกค้าฝากเงิน ข้อมูลนั้นจะถูกประมวลผลทันที ทำให้ยอดฝากในบัญชีนั้นมีการเปลี่ยนแปลง การประมวลผลแบบนี้จะมีความผิดพลาดน้อย แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลมาก


ระดับของสารสนเทศ
ระดับขององค์กร
1. สารสนเทศระดับบุคคล คือ สารสนเทศที่ส่งเสริมการทำงานให้แก่ผู้ใช้แต่ละคน ทำให้ทำงานในหน้าที่ ที่รับผิดชอบมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งสารสนเทศที่ใช้จะมีความแตกต่างกันไปตามลักษณะของการทำงาน และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล เช่นพนักงานขายใช้สารสนเทศในการนำเสนอสินค้าให้ดูน่าสนใจ และนักเรียนใช้สารสนเทศทำรายงานที่สะอาดและเรียบร้อย
2. สารสนเทศระดับกลุ่ม คือ สารสนเทศที่ช่วยส่งเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีจุดมุ่งหมาย
ในการทำงานอย่างเดียวกัน ซึ่งส่งเสริมการใช้ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน สารสนเทศระดับกลุ่ม จึงมีการใช้ระบบเครือข่ายมาร่วมในการทำงาน จึงทำให้สามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และข้อมูลที่เก็บไว้ใน ระบบฐานข้อมูลร่วมกัน ด้วยการสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเก็บ ข้อมูล เช่น พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลสิ้นค้าแบบเดียวกันได้ทุกคน และนักเรียนสามารถสั่งพิมพ์เอกสาร ด้วยเครื่องพิมพ์เดียวกันจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์
3. สารสนเทศระดับองค์กร คือ สารสนเทศที่ส่งเสริมการทำงานในภาพรวมขององค์กร ซึ่งจะเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันในหลายฝ่าย จึงมีการเชื่อมโยงสารสนเทศระดับกลุ่มหลาย ๆ กลุ่มเข้าด้วยกัน ทำให้เกิดประโยชน์ในการบริหารงานในระดับผู้ปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูง ซึ่งสามารถใช้ข้อมูลจากฝ่ายใดก็ได้ เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจ


ระดับของผู้บริหาร
1. ผู้บริหารระดับล่าง เป็นการใช้สารสนเทศในการปฏิบัติงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น
ผู้จัดการใช้โปรแกรมไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งเสริมการแลกเปลี่ยนสารสนเทศกับหัวหน้าแผนกต่าง ๆ
และนักเรียนใช้สารสนเทศในการทำงานหรือในการเรียนในวิชาต่าง ๆ
2. ผู้บริหารระดับกลาง เป็นการใช้สารสนเทศเพื่อการวางแผนระยะสั้น เหมาะสำหรับงานประเภท
การควบคุมและจัดการ เช่น ผู้จัดการนำสารสนเทศมาวางแผนการผลิตสินค้าให้ทันต่อความต้องการของลูกค้า และนักเรียนใช้สารสนเทศเพื่อการตัดสินใจเลือกเรียนวิชาเลือกที่เหมาะสมกับนักเรียน
3. ผู้บริหารระดับสูง เป็นการใช้สารสนเทศเพื่อการวางแผนระยะยาว ใช้สำหรับควบคุมนโยบาย
และวางแผนเชิงกลยุทธ์ สารสนเทศที่ใช้จึงมักเป็นผลสรุปที่สามารถนำมาประกอบ การวิเคราะห์ การประเมิน
และการตัดสินใจได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่นผู้จัดการนำผลสรุปค่าเฉลี่ยการผลิตสินค้ามาใช้ในการตัดสินใจซื้อ เครื่องจักรใหม่ และนักเรียน ใช้ผลสรุปคะแนนเรียนทั้งหมดมาตัดสินใจเลือกศึกษาต่อในระดับมหาวิทยาลัยตามความสามารถ เพื่อประโยชน์ในการประกอบอาชีพ

8.วิธีการประมวลผลข้อมูล

8.วิธีการประมวลผลข้อมูล

วิธีการประมวลผลข้อมูลโดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ มี 2 วิธี คือ

            1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง

            การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processiog) เป็นวิธีการนำข้อมูลแต่ละรายการที่ถูกบันทึกเข้ามาประมวลผลทันที นิยมใช้ในงานที่ต้องได้ผลลัพธ์ให้กับผู้ใช้ทันที หรือในงานที่ข้อมูลจะต้องทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เช่น เมื่อนักเรียนเบิกเงินจากตู้เอทีเอ็ม รายการการเบิกเงินของนักเรียนแต่ละครั้งจะไปประมวลผลที่เครื่องหลักที่อาจอยู่ห่างไกลทันที โดยข้อมูลจุถูกนำไปคำนวณและบันทึกผอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากของนักเรียนทันที เป็นต้น


การประมวลผลแบบเชื่อมตรง


            2. การประมวลผลแบบกลุ่ม

            การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาหนึ่ง และนำข้อมูลที่ได้รับในช่วงเวลาดังกล่าวมาประมวลผลพร้อมกัน เช่น การเก็บข้อมูลเวลาเข้าออกของนักเรียน และเมื่อถึงสิ้นเดือนโรงเรียนจะนำข้อมูลมาประมวลผลเป็นรายงานการเข้าชั้นเรียนของนักเรียนประจำเดือน เป็นต้น

7.ประเภทของข้อมูล

7.ประเภทของข้อมูล
    ข้อมูลที่อยู่รอบตัวเรา สามารถแบ่งได้เป็น 5 ประเภท ดังนี้
    1. ข้อมูลตัวอักษร (ข้อมูลตัวอักขระ)
    ข้อมูลตัวอักษร หมายถึง ข้อมูลที่ประกอบด้วยตัวอักษรทั้งภาษาไทยหรือภาษาต่างประเทศ เช่น ชื่อ - นามสกุล ประวัติโรงเรียน เป็นต้น และข้อความที่เป็นตัวเลขซึ่งไม่นำไปใช้ในการคำนวณ เช่น ป้ายทะเบียนรถ บ้านเลขที่ เลขที่บัตรประชาชน เป็นต้น



    2. ข้อมูลภาพ
    ข้อมูลภาพ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นภาพในลักษณะต่าง ๆ ที่เรามองเห็นซึ่งอาจเป็นภาพนิ่ง เช่น ภาพวาด ภาพถ่าย เป็นต้น หรือภาพเคลื่อนไหว เช่น ภาพจากโทรทัศน์ ภาพจากวีดิทัศน์ ภาพจากคอมพิวเตอร์ เป็นต้น




    3. ข้อมูลตัวเลข
    ข้อมูลตัวเลข หมายถึง ข้อมูลที่ประกอบด้วยตัวเลข 0 - 9 ที่เราสามารถนำมาใช้คำนวณได้ หรือนำมาประมวลผลได้ เช่น ราคาสินค้า คะแนนสอบวิชาต่าง ๆ จำนวนเงิน เป็นต้น



    4. ข้อมูลเสียง
    ข้อมูลเสียง หมายถึง ข้อมูลที่เกิดจากการได้ยิน เช่น เสียงคนพูด เสียงสัตว์ร้อง เสียงจากปรากฏการณ์ธรรมชาติ หรือเสียงจากอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถแสดงผลข้อมูลในรูปแบบเสียงได้ เช่น แผ่นซีดี โทรทัศน์ วิทยุ เป็นต้น



    5. ข้อมูลอื่น ๆ
    ข้อมูลอื่น ๆ หมายถึง ข้อมูลที่นอกเหนือจากข้อมูลทั้ง 4 ประเภท ที่กล่าวมาแล้ว เช่น ข้อมูลกลิ่น ข้อมูลรสชาติ ข้อมูลเกี่ยวกับอุณหภูมิ เป็นต้น

                                                                                                                                                           

6.ความหมายของข้อมูลเเละสารสนเทศ

6.ความหมายของข้อมูลเเละสารสนเทศ         ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใด ๆ ที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหาสาระ บุคลากร และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม  โดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้านอย่างเป็นระบบที่เรียกว่าสารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศมีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วยงาน                6.1 ข้อมูล (data)ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ  แสง สี  เสียง  รส นอกจากนี้ข้อเท็จจริงอาจจะอยู่ในรูปของคุณสมบัติเป็นน้ำหนัก แรง อุณหภูมิ จำนวน ซึ่งสามารถแทนค่าด้วยตัวเลข ตัวอักษรข้อความก็ได้ อย่างไรก็ตามข้อมูลที่นำมาใช้ให้เกิดประโยชน์มีหลายระดับตั้งแต่ข้อมูลเบื้องต้นหรือข้อมูลดิบจนถึงข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งแต่ละอย่างมีความหมายดังนี้                ข้อมูลดิบ (raw data) หมายถึง วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ สถานการณ์ ที่มีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติอยู่ในสภาพเดิม มีความอิสระเป็นเอกเทศในตัวมันเองยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ไม่ได้ถูกนำไป แปรรูปหรือประยุกต์ใช้กับงานใด ๆ การตีความข้อมูลดิบเกิดจากพฤติกรรมการรับรู้การเรียนรู้หรือประสบการณ์ในการสังเกต การวัด  การนับ การสัมผัสจับต้อง หรือกรรมวิธีอื่น ๆ  จนสามารถระบุได้ชัดเจนว่าข้อมูลนั้นมีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติเป็นอย่างไร มีชื่อเรียกว่าอะไรข้อมูลดิบทุกชนิดที่อยู่ล้อมรอบตัวเรามีจำนวนมากมายมหาศาลแต่ละชนิดล้วนมีศักยภาพและความสำคัญในตัวมันเองทั้งสิ้น แต่ข้อมูลดิบบางชนิดอาจจะไม่จำเป็นไม่มีประโยชน์สำหรับบุคคลบางคน  บางกลุ่ม บางงาน หรือบางสถานการณ์  ดังนั้นการนำข้อมูลดิบไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดจึงขึ้นอยู่กับการใช้วิจารณญาณในการวิเคราะห์องค์ประกอบต่างๆที่เกี่ยวข้องอย่างรอบด้านผสมผสานอย่างสอดคล้องกับเนื้อหาสาระ วัตถุประสงค์  และธรรมชาติของบุคลากร ข้อมูลดิบที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติถูกต้อง (accurate) ต้องปรากฏให้เห็นอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง  ไม่ใช่ภาพลวงตาหรือความคิดเพ้อฝันตามจินตนาการ มีคุณลักษณะเฉพาะที่ชัดเจนแน่นอนสามารถระบุได้ว่าสิ่งนั้นคืออะไร  เช่น ก้อนหิน  ต้นไม้  ท่อนฟืน  ต้นข้าว  ฟาง  น้ำ  น้ำร้อน  น้ำเย็น  ทราย  จาน  ชาม  ถ้วย  บ้าน  วัด  เสียงนก  เสียงคน  พายุ  ลม  ฝน  หนัก เบา ฯลฯ ดังนั้นข้อมูลที่ดีต้องมีคุณสมบัติชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ                6.2 สารสนเทศ (informational)สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว  สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้  อย่างไรก็ตามสารสนเทศที่ประกอบด้วยเนื้อหาสาระพื้นฐานทั่วไปอาจกลายเป็นข้อมูลสำหรับงานสารสนเทศขนาดใหญ่ที่มีความสลับซับซ้อนก็ได้  ข้อมูลดังกล่าวจึงเรียกว่า ข้อมูลสารสนเทศ (informational data) ดังนั้นการตีความในความหมายของสารสนเทศจึงมีหลายระดับ ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะเฉพาะของแต่ละงานว่ามีการเชื่อมโยงสัมพันธ์กับองค์ประกอบต่าง ๆ อย่างกว้างขวางหรือซับซ้อนมากน้อยเพียงใด หากมีความซับซ้อนมากสารสนเทศเบื้องต้นก็จะกลายเป็นข้อมูลสารเทศของงานสารสนเทศขนาดใหญ่หรือสารสนเทศขั้นสูงต่อไปตามลำดับ                 6.2.1 คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศที่ดี ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้                  1) ความถูกต้อง (accurate) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงสัมพันธ์ขององค์ประกอบที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง  ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง  สามารถอ้างอิงได้จากแหล่งข้อมูลอื่นโดยเฉพาะข้อมูลดิบ สามารถแสดงขั้นตอนหรือกระบวนการด้วยสื่อที่เหมาะสม เช่น ตัวอักษรข้อความ  รูปภาพ  แผนภูมิ  แผนภาพ  ภาพเคลื่อนไหว  แสง สี เสียง  เป็นต้น  ดังนั้นข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องมีคุณสมบัติถูกต้องชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการตัดสินใจได้อย่างสะดวกรวดเร็ว                    2) ทันเวลา (timeliness) ข้อมูลสารเทศต้องมีลักษณะเป็นปัจจุบันเสมอ สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้ท่วงทันเวลาและเหตุการณ์อยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังมีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลในอดีตที่ผ่านมาอย่างเป็นระบบให้เป็นหมวดหมู่  สามารถสืบค้นได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว              3)  สอดคล้องกับงาน (relevance) ข้อมูลสารสนเทศต้องสอดคล้องและครอบคลุมกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ไม่ใช่ข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง                4) สามารถตรวจสอบได้ (verifiable) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าถูกต้อง  น่าเชื่อถือหรือไม่  สามารถอ้างอิงและตรวจสอบได้                  5) มีความสมบรูณ์ครบถ้วน (integrity) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีเนื้อหาสาระรวมถึงขั้นตอนและกระบวนการหรือวิธีการครอบคลุมการดำเนินงานโดยรวม
                สรุปได้ว่า สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ถูกกลั่นกรองด้วยวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้มีคุณค่าและมีความหมายต่อการประยุกต์ใช้งานสำหรับบุคคลหรือองค์กร สารสนเทศอาจอยู่ในรูปของภาพ แสง สี  เสียง  รูปร่าง  รูปทรง  ตัวเลข ตัวอักษรข้อความ ฯลฯ ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว ประโยชน์และคุณค่าของสารสนเทศจะนำไปสู่ “ความรู้” ที่มีประโยชน์ต่อไป                6.3  ความรู้ (Knowledge)ความรู้ เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน  อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่าง ๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล  คุณสมบัติของความรู้อาจให้ทั้งประโยชน์และโทษต่อตนเอง สังคม และสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ความรู้ให้เป็นประโยชน์จำเป็นต้องกำกับด้วยสติปัญญา6.4  การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ                การสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและการประมวลผลโดยมีวิธีการจัดการดังนี้             6.4.1 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data processing steps) เนื่องจากข้อมูลในโลกนี้มีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้ว การจะหาข้อมูลที่ดีได้จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่เหมาะสม ดังนี้                  1)  การรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (capturing) มาทำการเข้ารหัส (Coding) ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และการบันทึก (recording) ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ เช่น จดบันทึกในกระดาษ รวบรวมแฟ้ม เก็บเข้าตู้ หรือบันทึกลงจานแม่เหล็กโดยระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ ต้องทำการตรวจสอบแก้ไข (validating and editing) ข้อมูลที่ได้ก่อนนำไปเก็บ เพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องแม่นยำอย่างแท้จริง                   2)  การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing) เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา (updating) ทำการแยกประเภท (classifying)  จัดเรียงข้อมูล (sorting) และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (calculating) เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น                 3)  การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทั้งแบบแฟ้มกระดาษหรือแฟ้มในคอมพิวเตอร์ การสร้างฐานข้อมูล คือระบบเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ที่มีการจัดระบบบำรุงรักษาไม่ให้ผิดเพี้ยนหรือสูญหาย และการสร้างระบบค้นหาข้อมูล (retrieving) อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสืบค้นได้เร็ว และมีข้อมูลสะสมให้เลือกใช้มากมาย การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ เริ่มต้นที่การสร้างฐานข้อมูล (Database) ซึ่งจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ปัจจุบันนี้มีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถจัดการข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่า  ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) ซึ่งมีทั้งชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร เช่น Oracle และชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก เช่น Microsoft Access เป็นต้น                 4)  การควบคุมข้อมูล (Data Control) เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง รวมทั้งหามาตรการในการประกันข้อมูลความปลอดภัยของข้อมูล ให้ถูกต้องแม่นยำ ไม่มีการดัดแปลงแก้ไขอย่างผิด ๆ ทำความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลให้คงอยู่ตลอดไป               5)  การสร้างสารสนเทศ (Information Generation) เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การคำนวณ การเรียงข้อมูล (sorting) การค้นหา (searching) และการแยกประเภท จากนั้นนำมาสรุป ตีความหมาย อธิบายความหมาย และรวบรวมเอาไว้ ซึ่งจะได้สิ่งที่เรียกว่า สารสนเทศ และจะต้องมีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับสารสนเทศที่ค้นพบหรือที่สร้างขึ้น รวมทั้งทำการเผยแพร่ สื่อสารข้อมูลและสารสนเทศไปกับผู้ที่เกี่ยวข้อสนใจในคุณค่าของสารสนเทศนั้น เช่นนี้จึงจะเกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษยชาติ                6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล (Data Collection Methods) ข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เองหรือ เกิดจากการสร้าง การทดลอง และการประมวลผลก็ได้ เมื่อต้องการได้ความรู้ หรือต้องการทราบความหมายหรือคุณค่าสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เราต้องเก็บข้อมูลของสิ่งนั้น เพื่อนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ วิธีการเก็บข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น การสำรวจด้วยแบบสอบถาม  การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือเป็นเจ้าของข้อมูล  การนับจำนวน หรือวัดขนาดด้วยตนเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ              1) การสำรวจด้วยแบบสอบถาม ในการสำรวจข้อมูลความคิดเห็น อาจจำเป็นต้องทำแบบสอบถาม เพื่อให้ง่ายต่อการตอบและรวบรวมข้อมูล ดังตัวอย่าง แบบสอบถามความนิยมของผู้ใช้บริการสำนักวิทยบริการ ในแผนภาพที่ 2.6        2)  การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของข้อมูล อาจใช้วิธีเก็บข้อมูลด้วยการแจกแบบสอบถามให้กับกลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการทราบข้อมูล ผู้ตอบจะเขียนตอบหรือไม่ก็ได้ ในทางปฏิบัติพบว่าแบบสอบถามที่แจกไปจะได้รับตอบกลับมาเพียงประมาณ 10% เท่านั้น จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพค่อนข้างต่ำ นอกจากนี้ในบางกรณีแบบสอบถามอาจไม่เหมาะสม เพราะคำถามบางคำถามไม่มีความชัดเจนเพียงพอ ผู้ตอบแต่ละคนอาจมีความเข้าใจไม่ตรงกัน การเก็บข้อมูลโดยวิธีสัมภาษณ์จะแก้ไขจุดบกพร่องเหล่านี้ได้ โดยผู้เก็บข้อมูลออกไปสัมภาษณ์แหล่งข่าว หรือแหล่งข้อมูลเอง หรือถ้าต้องการข้อมูลจำนวนมาก ก็จ้างคนหลาย ๆ คน ไปสัมภาษณ์ก็ได้ ซึ่งจะต้องเตรียมหัวข้อที่จะสัมภาษณ์ให้ดี ตรงเป้าหมายที่ต้องการให้มากที่สุด ในบางกรณีที่ถูกสัมภาษณ์ไม่เข้าใจคำถาม ผู้สัมภาษณ์ต้องสามารถอธิบายให้ชัดเจนได้

5..ผลกระทบของเทคโนโลยี

5.ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ

        เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทในชีวิตประจำวันของมนุษย์มากขึ้น ขณะเดียวกันเครื่องคอมพิวเตอร์ก็มีราคาถูกลง ดังนั้นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับงานต่าง ๆ จึงเป็นไปอย่างกว้างขวาง ซึ่งการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีนั้นมีผลกระทบต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์ทั้งด้านบวกและด้านลบ ดังนี้

1. ผลกระทบทางบวกของเทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศมีผลกระทบทางบวกต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์ ดังนี้

        1) ด้านคุณภาพชีวิต เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้ได้รับความสะดวกสบายขึ้น ได้แก่

            - มนุษย์ใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และโปรแกรมออฟฟิศช่วยให้เกิดความรวดเร็วและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

            - มนุษย์ใช้ระบบโทรคมนาคมในการสื่อสารที่รวดเร็ว เช่น การใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่ติดต่อสื่อสารในขณะเดินทางไปยังที่ต่าง ๆ มนุษย์ใช้หุ่นยนต์ช่วยในอุตสาหกรรมการผลิตที่ต้องเสี่ยงกับอันตราย หรือในงานที่ต้องการความแม่นยำและความรวดเร็วในการผลิต เช่น หุ่นยนต์สำหรับงานสำรวจ หุ่นยนต์ที่ใช้งานในอวกาศ เป็นต้น

            - มนุษย์นำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในด้านการแพทย์ให้มีความเจริญก้าวหน้าขึ้นมาก เช่น เครื่องมือตรวจคลื่นหัวใจที่ทันสมัย มีเครื่องเอกซเรย์ภาคตัดขวางที่สามารถตรวจดูอวัยวะต่าง ๆ ของร่างกายได้อย่างละเอียด เครื่องมือช่วยในการผ่าตัดที่ทำให้คนไข้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น รวมทั้งการผลิตยา และวัคซีนสมัยใหม่ที่ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงเข้าช่วยด้วย


เครื่อง Computed Tomography Scanner : CT Scan เ
ป็นเครื่องเอกซเรย์ที่ใช้คอมพิวเตอร์คำนวณและสร้างภาพออกมา


        2) ด้านสังคม เทคโนโลยีสารสนเทศมีผลกระทบทางด้านบวกต่อสังคม ดังนี้

            - เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงจากสังคมอุตสาหกรรมมาเป็นสังคมสารสนเทศ กล่าวคือเป็นสังคมที่ใช้สารสนเทศในการตัดสินใจและการกระจายข้อมูลข่าวสารไปได้ทั่วทุกหนแห่งแม้แต่ถิ่นทุรกันดาร ซึ่งจะก่อให้เกิดความเสมอภาคเท่าเทียมกันในสังคม

            - เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดชุมชนเสมือน ซึ่งเป็นกลุ่มคนที่มีความสนใจเรื่องเดียวกัน สามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ความรู้ซึ่งกันและกันได้ และความรู้เหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์และสามารถเรียกใช้ได้ตามต้องการ


จานดาวเทียมสำหรับการศึกษาทางไกล


        3) ด้านการเรียนการสอน เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดประสิทธิภาพการเรียนรู้

            - การสร้างโปรแกรมจำลองสถานการณ์ต่าง ๆ ทำให้นักเรียนเข้าใจเนื้อหาของบทเรียนได้อย่างชัดเจน เช่น การจำลองสภาวะสิ่งแวดล้อม การจำลองระบบมลภาวะ การจำลองการไหลของของเหลว หรือแม้แต่การนำเอาคอมพิวเตอร์มาจำลองให้ผู้เรียนได้อยู่ในสภาพที่เสมือนจริง เช่น จำลองการเดินเรือ จำลองการขับเครื่องบิน จำลองการขับรถยนต์ เป็นต้น ซึ่งลดความผิดพลาดจากความเสียหายและความเสี่ยงจากการได้รับอันตรายของผู้เรียนลงได้


โปรแกรมจำลองการบินเสมือนจริง


            - เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดการเรียนรู้ตลอดชีวิต (Lifelong learning) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือ การเปลี่ยนแปลงของสังคม การเมือง เศรษฐกิจโลก รวมทั้งเทคโนโลยีที่รวดเร็ว ทำให้มนุษย์ต้องขวนขวายพัฒนาตนเอง และปรับตนเองให้ก้าวทันความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ โดยการเรียนรู้ด้วยตนเองจากแหล่งความรู้ต่าง ๆ ทั่วโลก



ตารางการเรียนทางไกลผ่านดาวเทียมในถิ่นทุรกันดาร


ผลกระทบทางลบของเทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศมีผลกระทบทางลบต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์ ดังนี้

        1) คุณภาพชีวิต เทคโนโลยีสารสนเทศก่อให้เกิดผลกระทบด้านคุณภาพชีวิต ซึ่งส่วนใหญ่มักเกิดผลกระทบต่อสุขภาพกายและสุขภาพจิต ดังนี้

            - โรคอันเกิดจากการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเวลานาน ได้แก่ อาการบาดเจ็บของกล้ามเนื้อบริเวณข้อมือเนื่องจากจับเมาส์ หรือใช้แป้นพิมพ์เป็นเวลานาน อาการปวดคอ ไหล่ และหลัง การเกิดปัญหาด้านสายตาเนื่องจากเพ่งมองที่หน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลานานติดต่อกัน เป็นต้น


ท่านั่งที่ไม่ถูกต้องในการนั่งทำงานคอมพิวเตอร์

            - โรคทนรอไม่ได้  (Hurry Sickness) เกิดกับผู้ที่ใช้งานอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำให้ผู้ใช้เป็นคนขี้เบื่อ หงุดหงิดง่าย ใจร้อน เครียดง่าย ความอดทนลดลง ทนรอเครื่องดาวน์โหลด
นาน ๆ ไม่ได้ จะกระวนกระวาย ซึ่งจะเป็นพฤติกรรมติดตัวไปใช้ในการดำเนินกิจกรรมในชีวิตประจำวันด้วย หากมีอาการมาก ๆ อาจจะเข้าข่ายโรคประสาทได้



โรคทนรอไม่ได้


            - มนุษย์เกิดความเครียดจากการเลือกใช้ข้อมูลและสารสนเทศที่มีอยู่อย่างมากมายรวมถึงความเครียดจากความวิตกกังวลว่าจะมีการนำคอมพิวเตอร์มาทดแทนแรงงานของคน


โรคเครียด

        2) ด้านสังคม เทคโนโลยีสารสนเทศมีผลกระทบทางด้านลบต่อสังคม ดังนี้

            - การขาดทักษะทางสังคม เนื่องจากอินเทอร์เน็ตทำให้เกิดการสื่อสารพันได้โดยไม่ต้องพบเจอกัน ซึ่งพบว่าปัจจุบันคนในสังคมจะนิยมใช้บริการเครือข่ายสังคม หรือที่เรียกว่า social network มากขึ้น เช่น เว็บไซต์ Hi5 และเว็บไซต์ Facebook ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่าบุคคลในสังคมน้อยลง ทักษะทางสังคมต่าง ๆ ที่ใช้ในการปฏิสัมพันธ์และการสื่อสารระหว่างกัน ได้แก่ ทักษะการพูด การฟัง การทำงานร่วมกัน รวมทั้งความสามารถในการเข้าใจถึงสถานการณ์ที่หลากหลาย กฎกติกาต่าง ๆ ในสังคม และการคิดคำนึงถึงคนรอบข้างอย่างเข้าอกเข้าใจ ซึ่งทักษะทางสังคมเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นสำหรับทุกเพศทุกวัย ดังนั้นการขาดทักษะทางสังคมจะทำให้คนขาดการทำความเข้าใจผู้อื่น ไม่มีการทำงานร่วมกัน จนกระทั่งอาจก่อให้เกิดความขัดแย้งกันในสังคมขึ้นได้



สื่อที่ทำให้เกิดความขัดแย้งทางความคิดบนโลกไซเบอร์

            - การเกิดอาชญากรรมคอมพิวเตอร์มากขึ้นและรุนแรงขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือหนึ่งในการก่ออาชญากรรมได้ง่าย ผู้ไม่หวังดีอาจใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในทางที่ผิด เช่น การขโมยข้อมูลของบริษัทและนำไปเปิดเผยกับบริษัทคู่แข่ง การเจาะระบบของธนาคารและเปลี่ยนแปลงข้อมูลเงินในบัญชีธนาคารให้สูงขึ้น การล่อลวงผู้ที่เล่นอินเทอร์เน็ตและก่อคดีล่วงละเมิดทางเพศ การเผยแพร่ข้อมูลที่ไม่ชอบด้วยกฎหมายในแง่มุมต่าง ๆ ทั้งภาพลามกอนาจ การพนันออนไลน์ การจำหน่ายของผิดกฎหมาย หรือเผยแพร่ข้อมูลที่มีเนื้อหาแอบแฝงแนวคิด ก้าวร้าว รุนแรง การส่งไวรัสเข้าไปทำลายข้อมูลของผู้อื่น เป็นต้น




        3) ด้านการเรียนการสอน ผลกระทบในทางลบกับการเรียนการสอนจะเกิดขึ้นหากผู้สอน ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการเรียนการสอนทั้งหมด และปล่อยให้ผู้เรียนศึกษาและเรียนรู้ด้วยตนเอง ผู้เรียนที่มีประสบการณ์น้อยอาจตีความได้ไม่ถูกต้อง รวมถึงการใช้อินเทอร์เน็ตในทางที่ผิด ดังนั้น ผู้สอนจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเรียนรู้การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับการเรียนการสอน รวมทั้งให้คำแนะนำ อบรมสั่งสอนด้านคุณธรรม จริยธรรมควบคู่ไปกับการใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ต

4.ความสำคัญของเทคโนโลยี

4.ความสำคัญของเทคโนโลยี
               เทคโนโลยี  หมายถึง  การนำความรู้ทางธรรมชาติวิทยาและต่อเนื่องมาถึงวิทยาศาสตร์ มาเป็นวิธีการปฏิบัติและประยุกต์ใช้เพื่อช่วยในการทำงานหรือแก้ปัญหาต่าง ๆ อันก่อให้เกิดวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร แม้กระทั่งองค์ความรู้นามธรรมเช่น ระบบหรือกระบวนการต่าง ๆ เพื่อให้การดำรงชีวิตของมนุษย์ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น 
ความสำคัญของเทคโนโลยี

1.เป็นพื้นฐานปัจจัยจำเป็นในการดำเนินชีวิตของมนุษย์ 
2.เป็นปัจจัยหลักที่จะมีส่วนร่วมในการพัฒนา 
3.เป็นเรื่องราวของมนุษย์ และธรรมชาติ 
              ในช่วงสองทศวรรษที่ผ่านมา  วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีได้มีบทบาทสำคัญเพิ่มขึ้นจนสามารถสร้าง นวัตกรรม (Innovation) ซึ่งก็คือ การเรียนรู้ การผลิตและ การใช้ประโยชน์จากความคิดใหม่  ให้เกิดผลทั้งทางเศรษฐกิจ สังคม การเมือง  สิ่งแวดล้อม  และวัฒนธรรม  เทคโนโลยีทำให้สังคมโลกที่เรียบง่าย กลายเป็นสังคมที่มีการดำรงชีวิตที่สลับซับซ้อนมากขึ้น  ก่อให้เกิดกระแสแห่งความไร้พรมแดน  หรือกระแสโลกาภิวัฒน์ ที่เข้ามาสู่ทุกประเทศอย่างรวดเร็ว  จากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ อันเป็นการผสมผสาน 4 ศาสตร์ เข้าด้วยกันได้แก่ อิเล็อทรอนิกส์  โทรคมนาคม  และข่าวสาร  (Electronics , Computer ,Telecomunication and Information หรือเรียกย่อ ๆ ว่า ECTI ) ทำให้สังคมโลกสามารถสื่อสารกันได้ทุกแห่งทั่วโลกอย่างรวดเร็ว  สามารถรับรู้ข่าวสาร ความเคลื่อนไหวต่าง  ๆ ได้พร้อมกัน  สามารถบริหารจัดการและตัดสินใจได้ทุกขณะเวลา การลงทุนค้าขาย และธุรกรรมการเงินทได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นเทคโนโลยีกำลังทำโลกใบนี้ “เล็กลง” ทุกขณะ
ประโยชน์ของเทคโนโลยี
-   ช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของมนุษย์ แถมยังช่วยพัฒนาระบบอารายธรรมโดยทางอ้อมอีกด้วย
เรื่องราวจากการเริ่มต้นเทคโนโลยี ยาวนานจนบัดนี้ทำให้มนุษย์เราแทบไม่สามารถแยกจากเทคโนโลยีไปได้แล้ว
-ช่วยให้มนุษย์มีความสะดวกสบายขึ้น
-ช่วยให้เราทันสมัย
-ช่วยประหยัดเวลา
-ช่วยในการทำงาน
โทษของเทคโนโลยี
                     เทคโนโลยีถือได้ว่ามีความจำเป็นต่อการดำรงชีวิตประจำวันของมนุษย์มากไม่ว่าจะเป็นด้านการเรียนการสอน  การทำงานต่างๆ  และการติดต่อสื่อสารซึ่งถือได้ว่ามีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง   แต่ถ้ามนุษย์ไม่รู้จักใช้ก็จะมีโทษต่อมนุษย์เช่นกันเช่นมีผลทำลายธรรมชาติสิ่งแวดล้อมและอาจทำให้มนุษย์ขี้เกียจทำงานมากขึ้นเพราะอันเนื่องมาจากความสะดวก  สบายรวดเร็วเกินไป